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文明礼仪小知识—— 窗口单位文明礼仪

来源:黄山市文明办 时间:2018-06-26

  机关的窗口是机关密切联系群众、践行为人民服务宗旨的重要阵地。对外窗口文明礼仪建设得如何,直接关系到整个机关的形象,必须高度重视。机关的窗口单位很多,这里仅介绍传达室、值班室和政务大厅应具备的文明礼仪要求。  

  一、传达室文明礼仪

  传达室是其他单位人员和基层干部群众进入机关的第一道门槛,是感受机关作风和文明程度的第一个环节。不管是武警值勤、保安值勤,还是由其他人员值勤,都要讲究文明礼仪,树立良好的形象。

  一要认真登记,热情有礼。应先给客人一张笑脸,一声问候,营造宾至如归的气氛。切忌府衙意识、本位意识,高高在上,冷若冰霜。

  二要及时沟通,迅速接治。尽量不要让客人等待时间过长,对待客人的催促要耐心细致地做好解释工作。

  三要平等相待。无论客人来自哪个地方、穿着好坏、职务高低、长相如何、年龄大小,都要一视同仁。

  二、值班室文明礼仪

  机关值班一般有日常值班、节假日值班、夜间值班等几种类型,无论哪种值班,都是机关对外联络和交往的重要窗口。

  讲究值班礼仪,一是要明确职责,恪尽职守。严格按照有关要求和制度办事,不得擅自脱离岗位;办理急事确需离岗时,要向有关领导报告,做好衔接。

  二是高度负责,精心办理,不马虎,不推诿。严格执行有关请求报告制度,认真做好各类公文的签收、登记,各种记录要清清楚楚。

  三是耐心解释,礼貌应答。无论接待来客,还是接打电话,都要耐心细致,不可心浮气躁,态度蛮横。

  四是严守秘密,严格纪律,确保国家秘密安全。不得将无关人员带进值班室,更不得让其翻阅文件材料。

  五是维护值班环境和卫生,保持值班环境清洁整齐。

  三、政务大厅文明礼仪 

  政务大厅是机关改革行政审批制度,提高行政效率,转变机关作风的重要窗口。

  践行文明礼仪,一要注重工作效率。提高业务素质,增强责任心,切实提高办理速度、办理质量。

  二要守时、守位、守责。承诺的办公时间要保证,不得迟到、早退或中途离开;承诺公开的窗口一定要有人接待,不得空缺;承诺的办理条件不得随意变更,如遇到特殊情况,应通过各种有效形式及时发出告示,并做好解释工作。

  三要热情周到,服务到位,文明用语,礼貌待客。耐心细致地解释有关规定,精心尽力地办好有关事宜,设身处地地为办事群众考虑,积极改善办事环境和条件,尽量方便群众、服务群众。对有特殊要求或确有实际困难的群众,要及时给予帮助,必要时可优先办理或登门办理。

  四要不断提高运用现代科技手段的能力和水平。加强维护,科学管理,不断提高这些现代窗口的服务能力,更好地满足人民群众的需要,使之成为党和政府密切联系人民群众的新阵地、新纽带和新形式。随着现代科技手段在机关工作中的广泛应用,热线电话、政务网络、手机短信等被广泛地应用到政务工作中,成为机关对外服务的“隐形”窗口。这些窗口虽然没有和人民群众面对面的接触,但其文明礼仪的要求同样很高。比如,在热线电话服务中,接听要快,语言文明,记录准确,办理反馈及时。在政务网络和手机短信服务中,要做到查看及时,办理及时,沟通反馈及时。

  

责任编辑: 王振龙